Normativa LOPD

La normativa en materia de protección de datos de carácter personal, Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, afecta a todas las empresas, personas físicas o administraciones públicas que sean titulares de ficheros con datos de carácter personal. Obliga a respetar el derecho a la intimidad y privacidad de las personas titulares de los datos que tenemos recogidos y guardados en nuestros ficheros. A las clínicas veterinarias como a cualquier otra empresa que en su actividad normal recaba datos personales de clientes (propietarios de los animales), proveedores, personal etc. le es de aplicación la normativa de protección de datos.

Las obligaciones existentes en materia de protección de datos de carácter personal afectan a los datos que disponemos de los trabajadores, proveedores, y clientes. La ley considera dato de carácter personal cualquier información concerniente a personas físicas como nombre, apellidos, dirección, DNI, imagen, número de cuenta bancaria, número de la seguridad social, etc.. Quedan excluidos en cambio, los datos de personas jurídicas como empresas o sociedades.

A las clínicas veterinarias como a cualquier otra empresa que en su actividad normal recaba datos personales de clientes (propietarios de los animales), proveedores, personal, etc. que son susceptibles de tratamiento y pueden formar parte de ficheros bajo su responsabilidad, le es de aplicación la normativa de protección de datos. Esta normativa se aplica solo a las personas por lo que los historiales clínicos de los animales quedan fuera de su aplicación.

ADECUACIÓN A LA NORMATIVA DE PROTECCIÓN DE DATOS

Análisis de la situación.
Medidas a adoptar.
Documento de Seguridad.
Gestión de las notificaciones ante el Registro General de Protección de Datos.

OBLIGACIONES DE LAS EMPRESAS

Las empresas deben adoptar una serie de medidas que se detallan a continuación:

1. Inscribir los ficheros en el Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos.
2. Informar a los titulares de la existencia del fichero y de su finalidad incluyendo en las fichas de cliente, formularios, carteles informativos, etc, un texto informativo del tratamiento de sus datos.
3. Obtener el consentimiento de los titulares cuando sea preciso.
4. Cumplir con el deber de secreto respecto a los datos personales que estamos tratando.
5. Adoptar las medidas de seguridad que exige la normativa.
6. Contar con un manual, denominado Documento de Seguridad.
7. Regular en contratos específicos el tratamiento de datos que hacen todos aquellos terceros que nos prestan algún servicio y que por ello tienen acceso a nuestros datos (ej: asesoría laboral, contable, empresa de mantenimiento informático…).
8. Permitir a los titulares de los datos el ejercicio de sus derechos. Todos los titulares de los datos peden ejercitar su derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento que la empresa esté efectuando de los mismos.

DERECHOS DE LOS AFECTADOS

La normativa de protección de datos, garantiza a los afectados los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO). Estos derechos son personales y sólo pueden ser ejercidos por sus titulares o sus representantes legales, aportando siempre documentación acreditativa de su condición. Por lo tanto, deberán ser denegados si no se aportase tal documentación.

ACCESO:  Derecho del afectado a saber qué datos están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento y el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos. Para atender este derecho, la clínica veterinaria cuando recibida la solicitud, tiene la obligación de estimar su procedencia en diez días y tendrá que contestar al interesado y hacer efectiva la entrega de la información solicitada en el plazo de un mez. Se deberá siempre conservar una acreditación de haber realizado el envío de la información.

RECTIFICACIÓN:  Derecho del afectado a que se modifiquen los datos que resulten ser inexactos o incompletos.

CANCELACIÓN:  Derecho a que se supriman los datos que resulten ser inadecuados o excesivos.

OPOSICIÓN:  Derecho a que no se lleve a cabo un determinado tratamiento de los datos de carácter personal o a que se cese en el mismo.

En caso de derecho de rectificación, cancelación u oposición, la clínica veterinaria tiene diez días de plazo para informar al afectado, por cualquier medio que permita acreditar el envío de la comunicación, de que sus datos han sido rectificados/cancelados o de que se ha cesado en el tratamiento al que se hubo opuesto.

¿QUÉ ES UN FICHERO?

Como fichero se entiende una base de datos alojada en un programa informático o un archivo documenta. La normativa se considera un fichero “todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso”.

CLAÚSULA INFORMATIVA

Para cumplir con el deber de información, las empresas deben incluir en la documentación, formularios etc. cláusulas informativas de protección de datos. Por ejemplo las clínicas podrían insertar en los contratos y/o facturas con sus clientes una cláusula informativa del tipo:

“Sus datos están incluidos en un fichero responsabilidad de [Nombre de Clínica Veterinaria][/Nombre], con domicilio en: [Dirección][/Dirección], con la finalidad de gestionar la relación comercial. Podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición a través de comunicación escrita a la dirección indicada aportando fotocopia de su DNI o documento equivalente y concretando su solicitud”.